La Oficina Nacional contra la delincuencia organizada y financiamiento al terrorismo (ONCDOFT) emitió la Normativa para el Registro Unificado de Sujetos Obligados ante la Oficina Nacional Contra la Delincuencia Organizada y Financiamiento al Terrorismo (RUSO-ONCDOFT), mediante Providencia Administrativa Nº ONCDOFT-001-2021 (en adelante la “Providencia”) de fecha 22 de febrero de 2021, publicada en Gaceta Oficial Nº 42.098 de fecha 30 de marzo de 2021.
¿Cuál es el objeto de la Providencia?
Crear un registro que permita a la ONCDOFT obtener información, generar una base de datos y ejercer un control sobre las actividades de entidades que se consideran vulnerables ante la legitimación de capitales, el financiamiento al terrorismo y el financiamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva. Asimismo, establece los requisitos y procedimientos necesarios para inscribirse ante dicho registro.
¿Cuál es el ámbito de aplicación de la Providencia?
Están sujetos a la inscripción en el RUSO-ONCDOFT, las personas naturales o jurídicas, que cumplan con alguna de las siguientes condiciones:
- Estar designadas como sujetos obligados en la Ley Orgánica contra la Delincuencia Organizada y Financiamiento al Terrorismo publicada en Gaceta Oficial Nº 39.912 de fecha 30 de abril de 2012, y que:
- Su actividad no esté regulada por ley especial; o
- No estén bajo el control de ningún órgano o ente de prevención, control, supervisión, fiscalización y/o vigilancia;
- Estar designadas por leyes especiales;
- Que desarrollen actividades que puedan ser utilizadas para cometer delitos de legitimación de capitales, el financiamiento al terrorismo y el financiamiento a la proliferación de armas de destrucción masiva; o
- Que intervengan de alguna manera en el sistema integral de administración de riesgo y de cumplimiento corporativo implementado por los sujetos obligados.
Respecto a los dos primeros, queda bien definido quienes son considerados como tal, sin embargo la identificación de quienes pueden quedar incluidos como sujetos de aplicación en los dos últimos supuestos es muy ambigua y genera muchas dudas que deben ser analizadas caso por caso.
¿Qué determina que una actividad puede ser utilizada para cometer ese tipo de delitos? ¿En qué supuestos debe considerarse que una persona interviene en el sistema integral de administración de riesgo o cumplimiento corporativo implementado por los sujetos obligados? ¿Aplica a cualquier persona que se encuentre involucrada en las precitadas actividades?
La Providencia no da respuesta a estas interrogantes, ni alude a ningún otro cuerpo normativo para resolver estas dudas, poniendo de manifiesto un amplio grado de discrecionalidad y ambigüedad, lo que plantea importantes problemas de inseguridad jurídica.
¿Quiénes se consideran sujetos obligados?
De conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la Ley Orgánica contra la Delincuencia Organizada y Financiamiento al Terrorismo, publicada en Gaceta Oficial Nº 39.912 de fecha 30 de abril de 2012, se consideran sujetos obligados, entre otros:
- Las personas naturales y jurídicas cuya actividad se encuentre regulada por las leyes que rigen en los siguientes sectores: bancario, asegurador, valores, bingos y casinos.
- Los hoteles, empresas y centro de turismo autorizados para realizar cambios de divisas.
- Las fundaciones, asociaciones y demás organizaciones sin fines de lucro.
- Las organizaciones con fines políticos.
- Oficinas subalternas de registros públicos y notarías públicas.
- Los abogados, abogadas, administradores, administradoras, economistas y contadores en el libre ejercicio de la profesión que realicen actividades relacionadas con compraventa de inmuebles, administración de cuentas, administración de compañías, entre otras.
- Las personas naturales y jurídicas, cuya actividad económica sea compraventa de bienes raíces, construcciones de edificios, transporte de valores, compra venta de repuestos y vehículos usados, entre otras.
¿Están obligadas a inscribirse las organizaciones civiles sin fines de lucro en el RUSO-ONCDOFT?
La Providencia, en los artículos 2 y 3, dispensa de inscribirse ante la ONCDOFT, a los sujetos obligados cuya actividad esté regida por leyes especiales o bajo el control de algún órgano o ente de prevención, control, supervisión, fiscalización y/o vigilancia, estableciendo que su registro será responsabilidad del órgano al cual estén sujetos.
En este sentido, en principio, pareciera que las organizaciones civiles sin fines de lucro no domiciliadas en Venezuela no están obligadas a inscribirse en el RUSO-ONCDOFT, porque de conformidad con lo establecido en las Normas especiales para el reconocimiento y funcionamiento de las organizaciones asociativas no gubernamentales no domiciliadas en Venezuela publicadas en la Gaceta Oficial N° 41.994 de fecha 27 de octubre de 2020, están sujetas a registro en el Registro Especial Automatizado de ONG No Domiciliadas, para más información hacer clic aquí.
Ahora bien, las organizaciones civiles sin fines de lucro nacionales y las extranjeras domiciliadas en Venezuela, si están obligadas a inscribirse en el RUSO-ONCDOFT porque son consideradas sujetos obligados de conformidad con lo establecido en la precitada Ley Orgánica contra la Delincuencia Organizada y Financiamiento al Terrorismo.
¿Cuáles son los requisitos generales de registro?
En la Providencia se establecen que las personas obligadas a inscribirse ante la ONCDOFT deberán cumplir los siguientes requisitos:
- Documento de identificación de: (i) propietario del negocio en caso de persona natural; (ii) representantes legales en caso de persona jurídica; (iii) miembros de la junta directiva en el caso de sociedades mercantiles; y (iv) miembros del consejo de administración de asociaciones cooperativas.
- Certificado de inscripción en el Registro Nacional de contratistas (RNC) cuando corresponda.
- Estados financieros anuales al cierre del último ejercicio fiscal, auditados por un contador público colegiado, si tiene menos de un (1) año de ejercicio fiscal, los acumulados a la última fecha de cierre.
- Constancias, licencias o autorizaciones vigentes, emitido por el órgano de control competente, en función de su actividad.
- Declaración jurada donde hace constar que los documentos e información proporcionados son veraces, correctos y verificables.
- Propuesta de designación del oficial de cumplimiento, según normativa específica aprobada por la ONCDOFT. Si se encuentra regulado por un órgano distinto, se requieren los siguientes documentos del oficial de cumplimiento, titular o suplente: carta de autorización expedida por el órgano de control; documento de identidad vigente, síntesis curricular que incluya teléfono y correo electrónico; y propuesta de manuales y políticas para administración de los riesgos asociados con la materia de legitimación de delitos de delincuencia organizada.
Todos los mencionados requisitos deben presentarse en castellano o traducidos al castellano, y si son emitidos en el extranjero deben estar apostillados o legalizados por las autoridades competentes.
¿Cuáles son los requisitos específicos de las sociedades mercantiles?
En el caso de sociedades mercantiles constituidas en el país y que estén obligadas a registrarse en el RUSO-ONCDOFT, además de los requisitos generales, deberá presentarse:
- Documento Constitutivo-Estatutario y sus reformas, debidamente inscritos en el Registro Mercantil.
- Poder de representación autenticado de su representante legal; o la designación del factor mercantil inscrita en el Registro mercantil.
- Acta de Asamblea donde conste el nombramiento de la junta directiva vigente.
- Memoria descriptiva de su trayectoria y experticia en el sector al que pertenece.
Asimismo, a los fines de cumplir con estándares internacionales de transparencia, se debe proveer a través de la plataforma electrónica del órgano rector, en el formato dispuesto:
- Estructura accionaria, especificando nombre, tipo y número de documento de identidad de los accionistas, porcentaje de participación y tipo de acciones o cuota de participación.
- Si alguno de los accionistas en una persona jurídica, debe proporcionar, en el mismo formato, su estructura accionaria y la información de sus socios, en los mismos términos especificados anteriormente. Si a su vez, alguno de sus accionistas también es persona jurídica se realizará el mismo proceso hasta determinar el beneficiario final.
- Certificación de la junta directiva haciendo constar que la información aportada es reflejo del libro de accionistas.
¿Qué sucede con las sociedades mercantiles constituidas en el extranjero?
Las sociedades mercantiles constituidas en el extranjero y obligadas a registrarse en el RUSO-ONCDOFT, además de lo establecido anteriormente, deberá anexar:
- Documento de inscripción del Registro Mercantil extranjero.
- Certificado emitido por el Registro Mercantil venezolano correspondiente.
¿Las sociedades mercantiles controladas por una casa matriz deben cumplir con algún requisito adicional?
Si, en caso de que la sociedad mercantil obligada a registrarse en el RUSO-ONCDOFT sea miembro de un grupo controlado por una sociedad matriz, adicionalmente a los demás requisitos, deberá anexar:
- Documento oficial donde conste el número de registro de información de la sociedad matriz, nacional o extranjera.
- Declaración notariada donde conste la razón social de las entidades miembro del grupo y la relaciones entre ellas, miembros de sus juntas directivas y principales ejecutivos.
- Instrumento público que justifique la representación legal de los miembros del grupo por la sociedad matriz.
¿Cuáles son los requisitos específicos de las organizaciones sin fines de lucro?
En el caso de organizaciones sin fines de lucro, adicionalmente a los requisitos generales, deberán presentar:
- Documento Constitutivo-Estatutario protocolizado ante el Registro Público, y sus reformas.
- Constancia de inscripción al órgano de control que pertenezca por su naturaleza.
- Acta de Asamblea donde conste el nombramiento de la junta directiva vigente.
- Listado emitido por su junta directiva, de las organizaciones, nacionales o extranjeras, de las cuales perciba fondos (donaciones, aportes, etc.).
- Identificación emitida por su junta directiva, de sus beneficiarios, es decir las personas o grupos de personas naturales que reciben su asistencia.
- Listado emitido por su junta directiva, de sucursales extranjeras, y de las organizaciones sin fines de lucro con las que haya acordado asociaciones.
¿Cómo es el procedimiento de inscripción en el RUSO-ONCDOFT?
Las personas obligadas a la inscripción en el RUSO-ONCDOFT, deberán seguir el siguiente proceso para su inscripción:
- Dentro de los treinta (30) días continuos siguientes al inicio de sus operaciones, deberán realizar la solicitud, designar a la persona que realizará el proceso en su nombre y este último dirigirse ante la ONCDOFT para obtener las credenciales correspondientes.
- Una vez iniciado el proceso ante la ONCDOFT, se deberá suministrar la información necesaria que acompaña la solicitud en un plazo entre treinta (30) y noventa (90) días continuos, dependiendo de las características de la información.
- La ONCDOFT en un plazo máximo de treinta (30) días continuos, contados a partir de la presentación de la totalidad de los recaudos, revisará y verificará la información, y de considerarlo necesario, podrá hacer visitas a las personas obligadas para verificar la información.
- Si la información estuviese incompleta, la ONCDOFT lo informará a la persona obligada quien tendrá un máximo de cinco (5) días hábiles para subsanarla.
- Concluida la evaluación de los recaudos, se notificará el resultado a través de medios electrónicos.
- Si la inscripción es satisfactoria, se generarán las credenciales al representante legal y oficial de cumplimiento, y se expedirá el certificado de registro electrónico.
¿En qué casos debo actualizar el registro?
Cuando opere alguno de los siguientes cambios, es necesario notificar a la ONCDOFT anexando los recaudos correspondientes:
- Domicilio
- Datos de contacto.
- Estructura accionaria.
- Reformas estatutarias.
- Designación de los miembros de la junta directiva.
- Conformación de factores mercantiles.
- Poderes de representación y documentos de identidad de los representantes legales.
- Cualquier otra actualización de información proporcionada al momento de registro.
- En el caso de sujetos obligados por leyes especiales, cuando se sustituya definitivamente al oficial de cumplimiento, responsable de cumplimiento por área de riesgo o que dirija la unidad de administración de riesgo del sujeto obligado.
Asimismo, dentro de los primeros quince (15) días continuos de abril de cada año, los sujetos obligados deberán remitir a la ONCDOFT sus estados financieros auditados correspondientes al último ejercicio fiscal, y si tienen fecha de cierre distinta al año calendario, la remisión deberán hacerla dentro de los primeros quince (15) días continuos del mes siguiente al que realicen su declaración definitiva de impuesto sobre la renta.
¿Cuál es el procedimiento de actualización de registro?
Cuando suceda alguno de los cambios explicados anteriormente, se deberá seguir el siguiente procedimiento a través de los medios electrónicos señalados por la ONCDOFT:
- Notificar y anexar los recaudos correspondientes a la actualización de su registro dentro de los treinta (30) días continuos siguientes a la ocurrencia de los cambios, y en el caso de sustitución de oficial de cumplimiento, etc., el plazo es de quince (15) días continuos siguientes a su aprobación y autorización del órgano competente.
- Recibida la información, la ONCDOFT en un plazo máximo de treinta (30) días continuos, la revisará y verificará.
- Si es satisfactoria la revisión, la ONCDOFT realizará el cambio, por el contrario, si hay inconsistencias, lo notificará y la persona obligada tendrá un máximo de cinco (5) días hábiles para subsanarla.
¿En qué supuestos puede solicitarse la anulación del registro?
Las personas obligadas, podrán solicitar la anulación de registro a través de medios electrónicos, y cumpliendo con los requisitos establecidos por la Providencia, por alguna de las siguientes causas:
- En caso de personal natural, cuando esta haya fallecido.
- Si la persona jurídica se disolvió o fue liquidada por tribunales.
- En caso de haber cambiado su actividad económica por una que no le resulte aplicable esta normativa.
- Se fusionan dos o más persona obligadas, extinguiéndose la personalidad jurídica de quien solicita la anulación.
- Se fusionan dos o más personas obligadas, extinguiéndose su personalidad jurídica para dar lugar a una nueva.
- Cualquier otra circunstancia que derive de la ley aplicable a la materia.
¿Qué consecuencias generales tiene esta la obligación de registro?
En principio, el propósito de este registro es facilitar el control y la prevención, por parte del Estado, a través de la base de datos que éste generará.
Sin embargo, es importante mencionar que la ambigüedad y la inseguridad jurídica que genera la aplicación de esta Providencia, amenaza no sólo a las Organizaciones No Gubernamentales, que hasta ahora y en momento críticos para Venezuela han sido un factor determinante en la ejecución de programas de asistencia humanitaria, para quienes el cumplimiento de estas disposiciones supone riesgos importantes, sino para cualquier sujeto obligado.
¿Cuándo entran en vigencia las disposiciones de la Providencia?
Las normas en cuestión entraron en vigencia a partir de su publicación en Gaceta Oficial, es decir, a partir del 30 de marzo de 2021.
A su vez, la Providencia contiene una disposición transitoria que obliga a los demás órganos rectores a remitir la información de los sujetos obligados registrados o en proceso de registro en sus instituciones, en un plazo de treinta (30) días continuos a partir de su entrada en vigencia.
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